Política de Privacidad — TopBrokers USA LLC

1. Introducción

TopBrokers USA LLC ("TopBrokers", "nosotros", "nuestro") es una sociedad de responsabilidad limitada constituida en el estado de California, Estados Unidos. Operamos como un servicio de broker de acceso a subastas de vehículos dealer-wholesale, sirviendo principalmente a residentes hispanohablantes de los Estados Unidos.

Esta Política de Privacidad explica cómo recolectamos, usamos, compartimos y protegemos tu información personal cuando interactúas con nosotros a través de cualquier canal: nuestro sitio web topbrokersofficial.com, nuestras cuentas de Instagram y otras redes sociales, comunicaciones por WhatsApp, llamadas telefónicas, mensajes SMS, nuestro sistema de agendamiento, y nuestros servicios.

Al interactuar con TopBrokers a través de cualquiera de estos canales, aceptas las prácticas descritas en esta Política.

2. Información que recolectamos

2.1 Información que proporcionas directamente

Datos de contacto: nombre completo, número de teléfono, dirección de email, dirección física, ciudad y estado.
Información de identificación: Número de Seguridad Social (SSN) o Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), información de licencia de conducir (requerida para verificación de Auction Access y requisitos del dealer partner).
Información financiera: capital disponible para compras de vehículos, detalles del método de pago, e historial de transacciones.
Preferencias e intención: preferencias vehiculares, objetivos comerciales (reventa vs. compra personal), nivel de experiencia con compras vehiculares, y otra información relevante para prestar nuestros servicios.
Comunicaciones: contenido de los mensajes que envías a través de DMs de Instagram, WhatsApp, SMS, email, o conversaciones telefónicas.

2.2 Información recolectada automáticamente

Datos de uso del sitio web: si visitás topbrokersofficial.com, podemos recolectar información básica del navegador, dirección IP, páginas visitadas y tiempo en el sitio.
Cookies: nuestro sitio web puede usar cookies esenciales para funcionalidad básica. Actualmente no utilizamos cookies de tracking ni de publicidad. Si implementamos analytics o cookies de tracking en el futuro, actualizaremos esta política.
Metadatos de comunicación: fecha, hora, duración, y números telefónicos asociados con llamadas y mensajes.

Si en el futuro implementamos herramientas de análisis o publicidad (Google Analytics, Meta Pixel, etc.), actualizaremos esta Política y te notificaremos por los canales oficiales.

2.3 Grabación de llamadas

Las llamadas telefónicas entre vos y los representantes de TopBrokers pueden ser grabadas con fines de control de calidad, capacitación, coaching y mejora del servicio. Serás notificado al inicio de cualquier llamada grabada, y tenés derecho a solicitar que la llamada no sea grabada. Si continuás la llamada después de la notificación, consentís ser grabado.

3. Cómo usamos tu información

Usamos la información personal que recolectamos para los siguientes propósitos:

Prestación del servicio: para calificarte para nuestros servicios, agendar consultas, proveer servicios de broker de autos, y facilitar compras de vehículos en subastas.
Comunicaciones: para confirmar citas, enviar recordatorios, hacer seguimiento a consultas y proveer soporte al cliente vía SMS, WhatsApp, email y teléfono.
Procesamiento de transacciones: para procesar pagos a través de Stripe y gestionar tu cuenta con TopBrokers.
Acceso al dealer y subastas: para registrarte con nuestro dealer partner (Melrose Auto Gallery) y proveer acceso a plataformas de subastas (Manheim, ADESA, y otras según aplique).
Reportes de historial vehicular: para obtener y compartir reportes CarFax de vehículos que estés considerando.
Calidad y capacitación: para mejorar nuestros servicios, capacitar a nuestro equipo y monitorear la calidad del servicio a través de grabaciones de llamadas y revisiones de conversaciones.
Cumplimiento legal: para cumplir con leyes aplicables, responder a solicitudes legales y proteger nuestros derechos y los de terceros.
Marketing (con consentimiento): con tu consentimiento explícito, podemos enviarte información sobre nuevos servicios, promociones o actualizaciones. Podés cancelar la suscripción en cualquier momento.

4. Cómo compartimos tu información

Compartimos tu información personal únicamente con terceros necesarios para prestar nuestros servicios o según lo requiera la ley. Las categorías de terceros son:

4.1 Proveedores de servicio y partners comerciales

Melrose Auto Gallery: nuestro dealer partner licenciado. Tu información se comparte para registrarte como representante autorizado y permitir compras de vehículos a través de su licencia de dealer.
Manheim, ADESA y otras plataformas de subasta: plataformas de subastas donde facilitamos tu acceso.
Auction Access: la plataforma de verificación que gestiona credenciales de acceso a subastas dealer wholesale.
CarFax: proveedor de reportes de historial vehicular.
Stripe: procesador de pagos. La información de tarjeta de crédito es manejada directamente por Stripe bajo su propia política de privacidad y estándares de seguridad.
Twilio: proveedor de telecomunicaciones para SMS, WhatsApp y comunicaciones de voz.
GoHighLevel (GHL): nuestra plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM), donde almacenamos registros de contacto, historial de citas y logs de comunicación.
Kendo AI (por Luca Alexander): plataforma basada en IA de análisis de llamadas y coaching de ventas. Las grabaciones de llamadas y transcripciones pueden ser procesadas a través de este servicio para fines de calidad y capacitación.
Meta (Instagram y Facebook): plataformas de redes sociales donde podés contactarnos inicialmente. Las propias políticas de privacidad de Meta aplican a tus interacciones en esas plataformas.
Anthropic (Claude API): servicio de IA usado para nuestro asistente automatizado de calificación de leads y comunicación ("Carlos"). Las conversaciones conducidas a través de nuestro sistema automatizado pueden ser procesadas por Anthropic bajo sus acuerdos de manejo de datos.
Google Workspace: servicio de correo electrónico corporativo utilizado para comunicaciones oficiales con clientes.
Netlify, Inc.: proveedor de hosting de nuestro sitio web. Los logs estándar del servidor pueden incluir información técnica básica (dirección IP, tipo de navegador).

4.2 Divulgaciones legales y regulatorias

Podemos divulgar tu información cuando sea requerido por ley, orden judicial o solicitud gubernamental, incluyendo responder a citaciones, procedimientos legales o consultas de fuerzas del orden.

4.3 Transferencias comerciales

En el caso de una fusión, adquisición o venta de activos, tu información personal puede ser transferida a la entidad adquirente. Serás notificado de cualquier cambio de este tipo.

4.4 Lo que NO hacemos

NO vendemos tu información personal a terceros. NO compartimos tu número de teléfono con terceros para fines de marketing. NO usamos tus datos para publicidad de terceros fuera de nuestros propios servicios.

5. Comunicaciones por SMS y mensajería

Al proporcionar tu número de teléfono a TopBrokers, consentís recibir mensajes SMS y mensajes de WhatsApp de nuestra parte respecto a:

Confirmaciones de citas
Recordatorios de citas
Notificaciones de reagendamiento
Actualizaciones relacionadas con el servicio sobre consultas agendadas

La frecuencia de mensajes varía según tu interacción con nuestros servicios.

Pueden aplicar tarifas de mensajería y datos según tu plan móvil.

Cancelación: podés cancelar la suscripción de comunicaciones SMS en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier mensaje. Para asistencia, respondé HELP.

Retención de datos: tu número de teléfono e historial de mensajes se retienen por el tiempo necesario para prestar nuestros servicios y cumplir con obligaciones legales.

Sin compartir para marketing: tu número de teléfono NO será compartido con terceros para sus fines de marketing.

6. Retención de datos

Retenemos tu información personal por el tiempo que sea necesario para:

Prestarte nuestros servicios.
Cumplir con obligaciones legales, fiscales y regulatorias (típicamente 5-7 años para registros financieros y de transacciones bajo la ley de USA).
Resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos.
Mantener registros de actividades de partnership de dealer según lo requerido por regulaciones del DMV de California.

Cuando la información ya no sea necesaria, la eliminaremos o anonimizaremos según nuestros procedimientos internos de retención de datos.

7. Seguridad de datos

Implementamos medidas de seguridad razonables para proteger tu información personal contra acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen:

Transmisión encriptada de datos (HTTPS) en nuestro sitio web y canales de comunicación.
Controles de acceso que limitan quién en nuestro equipo puede ver información sensible.
Proveedores terceros seguros (Stripe, Twilio, GoHighLevel) con sus propias certificaciones robustas de seguridad.
Revisión regular de nuestras prácticas de manejo de datos.

Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro. No podemos garantizar seguridad absoluta, pero hacemos esfuerzos comercialmente razonables para proteger tu información.

8. Tus derechos de privacidad

8.1 Residentes de California (Derechos CCPA/CPRA)

Si sos residente de California, tenés los siguientes derechos bajo la California Consumer Privacy Act (CCPA) y la California Privacy Rights Act (CPRA):

Derecho a saber: solicitar información sobre qué datos personales recolectamos, usamos, compartimos o vendemos.
Derecho a eliminar: solicitar la eliminación de tu información personal (sujeto a ciertas excepciones legales).
Derecho a corregir: solicitar corrección de información personal inexacta.
Derecho a optar por no vender: no vendemos información personal, pero tenés el derecho de optar por no vender si esto alguna vez cambia.
Derecho a no discriminación: no te discriminaremos por ejercer tus derechos de privacidad.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contactanos a topbrokersofficial@gmail.com con el asunto "Solicitud de Derechos de Privacidad."

8.2 Todos los usuarios

Independientemente de tu estado de residencia, podés:

Solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre vos.
Solicitar que corrijamos información inexacta.
Solicitar eliminación de tu información (sujeto a obligaciones legales de retención).
Optar por no recibir comunicaciones de marketing en cualquier momento.
Retirar el consentimiento para comunicaciones SMS respondiendo STOP.

Responderemos a solicitudes verificadas dentro de los 45 días según lo requerido por ley.

9. Privacidad de menores

TopBrokers no recolecta conscientemente información personal de individuos menores de 18 años. Nuestros servicios están destinados a adultos que compran vehículos o se involucran en negocios de reventa de autos. Si nos enteramos de que hemos recolectado información de un menor, la eliminaremos prontamente.

10. Transferencias internacionales de datos

TopBrokers opera en los Estados Unidos. Si nos estás contactando desde fuera de USA, tu información será transferida y procesada en los Estados Unidos, que puede tener leyes de protección de datos diferentes a las de tu país de residencia. Al interactuar con nosotros, consentís esta transferencia.

11. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de tiempo en tiempo para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología, requisitos legales u operaciones comerciales. La fecha de "Última actualización" al inicio de esta política indicará cuándo se hicieron los cambios.

Para cambios materiales o significativos, te notificaremos por correo electrónico o WhatsApp usando la información de contacto que nos hayas proporcionado. El uso continuado de nuestros servicios después de los cambios constituye aceptación de la política actualizada.

12. Contacto

Si tenés preguntas, preocupaciones o solicitudes respecto a esta Política de Privacidad o cómo manejamos tu información personal, contactanos:

TopBrokers USA LLC
Estado de registro: California, Estados Unidos
Email: topbrokersofficial@gmail.com
WhatsApp: +1 (857) 272-2084
Web: topbrokersofficial.com

Para consultas relacionadas con privacidad, por favor incluí "Consulta de Privacidad" en el asunto de tu email.

1. Introduction

TopBrokers USA LLC ("TopBrokers," "we," "us," or "our") is a limited liability company organized under the laws of the State of California, United States. We operate as a licensed auto broker service providing access to dealer-wholesale vehicle auctions, primarily serving Spanish-speaking residents of the United States.

This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and protect your personal information when you interact with us through any channel: our website topbrokersofficial.com, our Instagram and other social media accounts, WhatsApp communications, phone calls, SMS messages, our booking system, and our services.

By interacting with TopBrokers through any of these channels, you agree to the practices described in this Privacy Policy.

2. Information we collect

2.1 Information you provide directly

Contact Information: full name, phone number, email address, physical address, city, and state.
Identification Information: Social Security Number (SSN) or Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), driver's license information (required for Auction Access verification and dealer partner requirements).
Financial Information: available capital for vehicle purchases, payment method details, and transaction history.
Preferences and Intent: vehicle preferences, business goals (resale vs. personal purchase), experience level with vehicle purchasing, and other information relevant to providing our services.
Communications: content of messages you send through Instagram Direct Messages, WhatsApp, SMS, email, or phone conversations.

2.2 Information collected automatically

Website Usage Data: if you visit topbrokersofficial.com, we may collect basic browser information, IP address, pages visited, and time spent on the site.
Cookies: our website may use essential cookies for basic functionality. We do not currently use tracking or advertising cookies. If we implement analytics or tracking cookies in the future, we will update this policy.
Communication Metadata: date, time, duration, and phone numbers associated with calls and messages.

If we implement analytics or advertising tools in the future (Google Analytics, Meta Pixel, etc.), we will update this Policy and notify you through official channels.

2.3 Call recordings

Phone calls between you and TopBrokers representatives may be recorded for quality assurance, training, coaching, and service improvement purposes. You will be notified at the beginning of any recorded call, and you have the right to request that the call not be recorded. If you continue the call after notification, you consent to being recorded.

3. How we use your information

We use the personal information we collect for the following purposes:

Service Delivery: to qualify you for our services, schedule consultations, provide auto broker services, and facilitate vehicle purchases at auctions.
Communications: to confirm appointments, send reminders, follow up on inquiries, and provide customer support through SMS, WhatsApp, email, and phone.
Transaction Processing: to process payments through Stripe and manage your account with TopBrokers.
Dealer and Auction Access: to register you with our dealer partner (Melrose Auto Gallery) and provide access to auction platforms (Manheim, ADESA, and others as applicable).
Vehicle History Reports: to obtain and share CarFax reports on vehicles you're considering.
Quality and Training: to improve our services, train our team, and monitor service quality through call recordings and conversation reviews.
Legal Compliance: to comply with applicable laws, respond to legal requests, and protect our rights and the rights of others.
Marketing (with consent): with your explicit consent, we may send you information about new services, promotions, or updates. You can opt out at any time.

4. How we share your information

We share your personal information only with third parties necessary to deliver our services or as required by law. The categories of third parties are:

4.1 Service providers and business partners

Melrose Auto Gallery: our licensed dealer partner. Your information is shared to register you as an authorized representative and enable vehicle purchases through their dealer license.
Manheim, ADESA, and other auction platforms: auction data platforms where we facilitate your access.
Auction Access: the verification platform that manages access credentials to dealer wholesale auctions.
CarFax: vehicle history report provider.
Stripe: payment processor. Payment card information is handled directly by Stripe under their own privacy policy and security standards.
Twilio: telecommunications provider for SMS, WhatsApp, and voice communications.
GoHighLevel (GHL): our customer relationship management (CRM) platform where we store contact records, appointment history, and communication logs.
Kendo AI (by Luca Alexander): AI-based call analysis and sales coaching platform. Call recordings and transcriptions may be processed through this service for quality and training purposes.
Meta (Instagram and Facebook): social media platforms where you may initially contact us. Meta's own privacy policies apply to your interactions on those platforms.
Anthropic (Claude API): AI service used for our automated lead qualification and communication assistant ("Carlos"). Conversations conducted through our automated system may be processed by Anthropic under their data handling agreements.
Google Workspace: corporate email service used for official communications with customers.
Netlify, Inc.: hosting provider for our website. Standard server logs may include basic technical information (IP address, browser type).

4.2 Legal and regulatory disclosures

We may disclose your information when required by law, court order, or government request, including responding to subpoenas, legal proceedings, or law enforcement inquiries.

4.3 Business transfers

In the event of a merger, acquisition, or sale of assets, your personal information may be transferred to the acquiring entity. You will be notified of any such change.

4.4 What we do NOT do

We do NOT sell your personal information to third parties. We do NOT share your phone number with third parties for marketing purposes. We do NOT use your data for advertising to third parties outside our own services.

5. SMS and messaging communications

By providing your phone number to TopBrokers, you consent to receive SMS text messages and WhatsApp messages from us regarding:

Appointment confirmations
Appointment reminders
Rescheduling notifications
Service-related updates about scheduled consultations

Message frequency varies based on your interactions with our services.

Message and data rates may apply according to your mobile carrier plan.

Opt-out: You may opt out of SMS communications at any time by replying STOP to any message. For assistance, reply HELP.

Data retention: Your phone number and message history are retained for as long as necessary to provide our services and comply with legal obligations.

No sharing for marketing: Your phone number will NOT be shared with third parties for their marketing purposes.

6. Data retention

We retain your personal information for as long as necessary to:

Provide our services to you.
Comply with legal, tax, and regulatory obligations (typically 5-7 years for financial and transaction records under US law).
Resolve disputes and enforce our agreements.
Maintain records of dealer partnership activities as required by California DMV regulations.

When information is no longer needed, we will delete or anonymize it according to our internal data retention procedures.

7. Data security

We implement reasonable security measures to protect your personal information from unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These measures include:

Encrypted data transmission (HTTPS) on our website and communication channels.
Access controls limiting who on our team can view sensitive information.
Secure third-party providers (Stripe, Twilio, GoHighLevel) with their own robust security certifications.
Regular review of our data handling practices.

However, no method of transmission or storage is 100% secure. We cannot guarantee absolute security, but we make commercially reasonable efforts to protect your information.

8. Your privacy rights

8.1 California residents (CCPA/CPRA rights)

If you are a California resident, you have the following rights under the California Consumer Privacy Act (CCPA) and California Privacy Rights Act (CPRA):

Right to Know: request information about what personal data we collect, use, share, or sell.
Right to Delete: request deletion of your personal information (subject to certain legal exceptions).
Right to Correct: request correction of inaccurate personal information.
Right to Opt-Out of Sale: we do not sell personal information, but you have the right to opt out if this ever changes.
Right to Non-Discrimination: we will not discriminate against you for exercising your privacy rights.

To exercise any of these rights, contact us at topbrokersofficial@gmail.com with the subject line "Privacy Rights Request."

8.2 All users

Regardless of your state of residence, you may:

Request a copy of the personal information we hold about you.
Request that we correct inaccurate information.
Request deletion of your information (subject to legal retention obligations).
Opt out of marketing communications at any time.
Withdraw consent for SMS communications by replying STOP.

We will respond to verified requests within 45 days as required by law.

9. Children's privacy

TopBrokers does not knowingly collect personal information from individuals under the age of 18. Our services are intended for adults purchasing vehicles or engaging in auto reselling businesses. If we become aware that we have collected information from a minor, we will delete it promptly.

10. International data transfers

TopBrokers operates in the United States. If you are contacting us from outside the US, your information will be transferred to and processed in the United States, which may have different data protection laws than your country of residence. By interacting with us, you consent to this transfer.

11. Changes to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices, technology, legal requirements, or business operations. The "Last Updated" date at the top of this policy will indicate when changes were made.

For material or significant changes, we will notify you via email or WhatsApp using the contact information you have provided. Continued use of our services after changes constitutes acceptance of the updated policy.

12. Contact us

If you have questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or how we handle your personal information, please contact us:

TopBrokers USA LLC
State of registration: California, United States
Email: topbrokersofficial@gmail.com
WhatsApp: +1 (857) 272-2084
Web: topbrokersofficial.com

For privacy-related inquiries, please include "Privacy Inquiry" in the subject line of your email.